A Matriz GUT ou Matriz de Prioridades, é uma ferramenta bastante utilizada para ajudar na identificação e priorização de problemas ou oportunidades de melhoria em uma empresa. A sigla GUT é derivada das variáveis Gravidade, Urgência e Tendência. O funcionamento da matriz GUT é bem simples, ela atribui pontuações (pesos) para cada uma dessas três variáveis apresentadas, com o objetivo de avaliar e ponderar a importância relativa das diferentes questões empresariais apresentadas.

Os pontos variam de 1 a 5, onde 1 significa quase irrelevante ou até mesmo irrelevante (pois não existe o zero), 2 significa pouco relevante, 3 indica razoavelmente relevante, 4 quando é muito relevante e 5 quando a questão abordada é extremamente relevante.

Gravidade (G): Refere-se à gravidade do problema ou oportunidade de melhoria. Quanto mais grave a questão, maior sua pontuação. Observe que a gravidade se refere às consequências desastrosas da falta de ação.

Urgência (U): Indica a urgência ou o tempo crítico para resolver o problema. Quanto mais urgente a situação, maior a pontuação. Então a urgência refere-se ao tempo disponível para a implementar uma ação. Existe uma janela de oportunidade limitada em termos de agenda.

Tendência (T): Refere-se à tendência de agravamento ou melhoria da situação ao longo do tempo. Se a situação está piorando, a pontuação é aumentada. Logo, a tendência trata da questão crônica do problema ou oportunidade identificada quando observamos um horizonte futuro.

Imaginando agora nossa matriz de ações, a pontuação total para cada questão apresentada é obtida multiplicando os valores atribuídos a cada critério (no caso as três colunas GUT).
Isso ajuda a priorizar as ações, potencializando seu foco, ao concentrar os esforços nos problemas ou oportunidades mais significativos para o negócio.

Quanto à origem da matriz GUT, ela faz parte das ferramentas utilizadas no contexto da Qualidade Total, disseminadas nas décadas de 1970 e 1980. Essas abordagens foram popularizadas principalmente por W. Edwards Deming e Joseph M. Juran, referencias nas práticas da gestão da qualidade. De maneira mais abrangente, a matriz GUT pode ser perfeitamente aplicável no planejamento estratégico de uma empresa. E aqui seguem alguns cenários em que ela pode ser bastante efetiva:

Identificação de Desafios Estratégicos: Use a Matriz GUT para avaliar e priorizar os desafios estratégicos enfrentados pela empresa. Isso pode incluir questões como entrada de novos concorrentes, mudanças no ambiente regulatório, ou avanços tecnológicos que impactam o setor.

Avaliação de Oportunidades de Mercado: Ao analisar oportunidades de expansão de mercado ou lançamento de novos produtos/serviços, a Matriz GUT pode ajudar a priorizar as ações necessárias com base na gravidade, urgência e tendência associadas a cada oportunidade.

Riscos Empresariais: Para gerenciar riscos, especialmente aqueles que podem ter um impacto significativo nos objetivos estratégicos da empresa, a Matriz GUT pode ser usada para classificar e priorizar os riscos de acordo com sua gravidade, urgência e tendência.

Análise de Competitividade: Avaliar fatores que afetam a competitividade da empresa, como a qualidade dos produtos, eficiência operacional, ou a satisfação do cliente, utilizando a Matriz GUT para destacar áreas críticas que exigem atenção imediata.

Inovação e Mudanças Organizacionais: Ao implementar processos de inovação ou realizar mudanças significativas na organização, a Matriz GUT pode ajudar a priorizar as atividades relacionadas à implementação dessas iniciativas.

Vamos agora apresentar um exemplo hipotético de como a Matriz GUT pode ser aplicada em uma empresa já identificou suas estratégias principais usando a Matriz TOWS do vídeo anterior e agora deseja classificar essas ações por ordem de prioridade. Suponhamos que a empresa seja do segmento de tecnologia e tenha identificado as seguintes oportunidades:

1. Aproveitar a reputação da marca (Força) para entrar em novos mercados (Ameaça de Concorrência Intensificada).

2. Desenvolver parcerias estratégicas (Força) para mitigar a ameaça de rápidas mudanças tecnológicas.

3. Investir em pesquisa e desenvolvimento (P&D) (Força) para aproveitar oportunidades tecnológicas emergentes (Oportunidades).

Em uma reunião do staff de comando para priorizar as estratégias definidas, a empresa atribuiu para cada questão, as pontuações de 1 a 5 para gravidade, urgência e tendência, onde 1 é a menor pontuação e 5 é a maior.

O processo de atribuição de pontuação aconteceu em 3 rodadas distintas, as quais analisaram separadamente GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA para o conjunto de questões estabelecidas, chegando ao seguinte resultado:

Questão 1 – Aproveitar a reputação da marca para entrar em novos mercados: Gravidade (G): 4 (impacto significativo na posição de mercado se não for realizado). Urgência (U): 5 (necessidade imediata de aproveitar oportunidades de mercado). Tendência (T): 3 (tendência relativamente estável, mas oportunidades podem diminuir ao longo do tempo). Pontuação GUT: 4 x 5 x 3 = 60.

Questão 2 – Desenvolver parcerias estratégicas para mitigar ameaça de mudanças tecnológicas rápidas: Gravidade (G): 3 (impacto moderado se não for realizado). Urgência (U): 4 (necessidade de ação em um futuro próximo). Tendência (T): 4 (tendência de mudanças tecnológicas rápidas está aumentando). Pontuação GUT: 3 x 4 x 4 = 48.

Questão 3 – Investir em pesquisa e desenvolvimento (P&D) para aproveitar oportunidades tecnológicas emergentes: Gravidade (G): 5 (impacto significativo na inovação e posição competitiva). Urgência (U): 3 (ações podem ser tomadas em um horizonte de médio prazo). Tendência (T): 5 (tendência de oportunidades tecnológicas emergentes está aumentando). Pontuação GUT: 5 x 3 x 5 = 75.

Neste exemplo apresentado, como resultado efetivo, a empresa priorizará a estratégia de “Investir em pesquisa e desenvolvimento (P&D)” devido à pontuação mais alta na Matriz GUT. Isso indica que essa estratégia tem um impacto extremamente significativo em termos de gravidade, requer ação em um horizonte de médio prazo em termos da urgência razoavelmente significativa e está associada a uma tendência de crescimento extremamente significativa.

Estabelecer prioridades ajuda a empresa a concentrar seu foco e seus recursos (que são custosos e limitados, lembrar sempre disso) nas ações estratégicas mais críticas e oportunas para aquilo que se identificou como cenário presente.