PLANO DE AÇÃO 5W2H (4QPOC)

Embora com evidências desde Aristóteles (em 300 AC) através de seus “elementos de circunstância”, o Plano de Ação surgiu no Japão. Isto depois que Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitaram a Ford nos Estados Unidos e desenvolveram a Filosofia do Lean Manufacturing na Toyota.

Logo, foi ali na década de 50 o nascimento oficial do Plano de Ação como hoje conhecemos. Também referenciado como 5W2H e abrasileirado como 4QPOC, o Plano de Ação é uma poderosa ferramenta de delegação, extremamente valiosa no empoderamento de equipes.

De certa forma, ele tira o peso dos ombros do administrador e ambiguamente, para perfis centralizadores, tira também parte de seu poder gerencial, fato extremamente positivo dentro da cultura japonesa de valorização das equipes.

O 5W2H pode ser traduzido em 7 perguntas, as quais precisam ser respondidas ao se traçar um Plano de Ação: Em inglês seriam: What?, Why?, Where?, Who?, When?, How? e How Much? E abrasileirado como 4QPOC, que por questões acrônimo didáticas estabelece essa ordem: Que?, Quem?, Quando?, Quanto?, Por que?, Onde? e Como?

Um Plano de Ação é aplicável na resolução de problemas, implementação de projetos, condução de melhorias contínuas ou ainda qualquer trabalho colaborativo que exija a distribuição de tarefas direcionadas à um objetivo de senso comum. Voltando ao vídeo anterior, as ações identificadas pela Análise TOWS foram devidamente priorizadas através da matriz GUT. Agora, através do Plano de Ação elas serão desenvolvidas.

Por isso dizemos que o 5W2H é uma ferramenta de nível tático. Mas ela também pode ser utilizada à nível sistêmico, desde que observadas as relações temporais em termos estratégicos. O 5W2H permite planejar antes de agir, o que gera um grande benefício empresarial, na medida em que tal comportamento amplifica nossa chance de sucesso. Ele permite tratar com clareza os objetivos, reduzindo o desperdício de energia dos colaboradores por ações não coordenadas bem como os prazos necessários para a conclusão das atividades estabelecidas.

Resumindo, um bom Plano de Ação proporciona a dose correta de intensidade das ações frente aos resultados esperados e isto se traduz em foco, objetividade e economia de recursos. Destacamos que o Plano de ação necessita de uma finalidade, uma justificativa, um executor, um cronograma, um foco de atuação, um meio ou método e um recurso a ser empregado. Tal plano se transforma em um delimitador de escopo de ação, garantindo sua efetividade como ferramenta voltada à condução de equipes, evitando sua dispersão ou atuação descoordenada.

Chegou a hora de praticarmos um exemplo selecionando nossa primeira prioridade das detectada usando-se Análise TOWS apresentada no Vídeo 41. De acordo com o capítulo 42 da Matriz GUT ela seria: “Investir em pesquisa e desenvolvimento (P&D) para aproveitar oportunidades tecnológicas emergentes”, aquela que obteve o maior valor no rankeamento.

O comando empresarial precisa inicialmente reunir os executores ou líderes de execução para apresentar e alinhar a equipe frente à proposta de trabalho. O primeiro passo é apresentar uma Planilha de Ações no formato 5W2H onde a prioridade empresarial estabelecida (que é o objetivo) será desmembrada em diversas ações de segunda grandeza.

Elas se desmembram conforme negociado em reunião, de forma a tornar o objetivo possível de ser distribuído ao grupo de trabalho de uma maneira gerenciável e exequível. Durante a reunião ficou estabelecido que o investimento em pesquisa e tecnologia seria executado segundo as seguintes atividades, que representam o WHAT no 5W2H ou o QUE no 4QPOC): 

  1. Levantamento dos possíveis impactos de cada tecnologia emergente no negócio
  2. Custos de Implantação sistêmica de cada tecnologia emergente
  3. Alterações necessárias na atual linha de produtos de acordo com a tecnologia adotada
  4. Plano de Investimentos e taxa de retorno
  5. Treinamento e contratações necessárias

Diante do escopo de tarefas, ficou ao encargo do comando a elaboração e monitoramento do cronograma de atividades. Cabe reforçar que um ótimo plano sem monitoramento, pode não atingir os resultados esperados, então cuidado com a atividade de monitoramento! Aplicando finalmente a metodologia do 5W2H, chegamos ao seguinte Plano de Ação:

Atividade 1
(Why ou Por que?): Conhecer benefícios e evitar, combater ou mitigar os malefícios de cada tecnologia emergente. (Where ou Onde?): No mercado. (Who ou Quem?): Departamento de Marketing. (When ou Quando?): Na primeira quinzena pós reunião.(How ou Como?): Pesquisa de Campo. (How Much ou Quanto?): Valor de R$ 30 mil reais para custos de pesquisa.
Atividade 2
(Why ou Por que?): Conhecer os diferentes tamanhos de investimento. (Where ou Onde?): Na empresa. (Who ou Quem?): Departamento de Controladoria. (When ou Quando?): Nos próximos 45 dias contados da reunião. (How ou Como?): Budget por Centro de Custos. (How Much ou Quanto?): R$ 14 mil em horas laborais dedicadas ao projeto.
Atividade 3
(Why ou Por que?): Mapear os aspectos internos das mudanças tecnológicas. (Where ou Onde?): Na empresa. (Who ou Quem?): Departamento de engenharia. (When ou Quando?): Nos próximos 30 dias contados da reunião. (How ou Como?): Simular alterações de processos. (How Much ou Quanto?): R$ 120 mil em custos das alterações de processos identificadas.
Atividade 4
(Why ou Por que?): Projetar o Fluxo de Caixa. e DRE (Where ou Onde?): Na empresa. (Who ou Quem?): Departamento Financeiro. (When ou Quando?): Nos próximos 30 dias contados da reunião. (How ou Como?): Dashboard de Projeções Financeiras. (How Much ou Quanto?): R$ 10 mil em horas laborais dedicadas ao projeto.
Atividade 5
(Why ou Por que?): Prover e capacitar recursos humanos (Where ou Onde?): Na empresa e mercado. (Who ou Quem?): Recursos Humanos. (When ou Quando?): Nos próximos 60 dias contados da reunião. (How ou Como?): Processos do RH. (How Much ou Quanto?): R$ 12 mil em horas laborais dedicadas ao projeto, custos de contratação e treinamento estimadas em R$ 7 mil reais.

Agora que você já entendeu o funcionamento de um Plano de Ação, é assim que o 5W2H pode transformar um objetivo estratégico em ações táticas.
Espero que este vídeo tenha sido útil para você entender como aplicar essa poderosa ferramenta na sua empresa. Lembre-se, um plano claro e bem executado é o caminho para o sucesso empresarial.

Chegamos assim ao final deste capítulo sobre administração empresarial. Aproveite agora para inscrever-se em nosso canal… E se gostou, é hora de deixar seu poderoso like, valorizando este conteúdo.
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